ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าหร บ ผ ใช งาน (User)

Transcription

1 ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าหร บ ผ ใช งาน (User) บร ษ ทเอ กซ เซล ล งค จ าก ด 4269 ถนนส ข มว ท บางนา กร งเทพฯ โทร โทรสาร HomePage

2 ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlow สารบ ญ หน า การเข าส ระบบงานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (INFOMA:WebFlow)...1 เร มต นระบบงานสารบรรณ...3 โปรแกรมเต อนเอกสารใหม...4 ส วนประกอบของระบบงาน...4 ส วนท 1. เมน หล ก...4 ส วนท 2. รายละเอ ยดผ ใช งาน...6 ส วนท 3. เมน ส งการเอกสาร...6 ส วนท 4. การต งค าการใช งาน...7 อธ บายเมน...9 เมน หน งส อรอด าเน นการ...9 เมน ทะเบ ยนรวม...11 เมน รายการส งเอกสาร...12 เมน เอกสารท ต องต ดตาม...12 หน าแสดงรายการเอกสารจากผลการค นหา...13 การลงร บเอกสาร การลงร บเอกสาร โดยป อนข อม ลรายละเอ ยดเอกสารใหม ท งหมด...15 การแนบเอกสาร...19 การเพ มหร อ ปร บปร งเอกสารแนบท าย...22 การอ านเอกสารแนบเร อง และ อ านเอกสารเพ มเต ม การลงร บเอกสาร โดยร บเอกสารผ านระบบ (ร บเอกสารต นฉบ บ)...23 การต กล บเอกสาร...25 การต ดตามเอกสารต กล บท หน าจอผ ส ง...26 สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน...27 สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก...27 การแก ไขเอกสาร...29 การป อนค าส งการ หร อ บ นท กการปฏ บ ต งาน...29 การส งเอกสาร...30 การป ดงาน หร อ ส งจบงาน...30 การลบเอกสาร และ การยกเล กเอกสาร...31 การตรวจสอบและส นส ดการตรวจสอบ...32 การค นหาเอกสาร...33 การพ มพ รายงาน...37 การเปล ยนรห สผ านของผ ใช...39 การออกจากระบบ...41 Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. สารบ ญ

3 การเข าส ระบบงานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (INFOMA:WebFlow) ส าหร บการใช งานโปรแกรมระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ของกรมชลประทานสามารถเร ยกโปรแกรมได 2 ล กษณะ ค อ 1. เร ยกโปรแกรมโดยตรง 2. เร ยกโปรแกรมโดยผ านหน าเว บ การเร ยกโปรแกรมโดยตรง กรณ เร ยกใช งานภายในเคร อข ายท สามเสน สามารถเร ยกโปรแกรมได ท นท หากผ ใช เร องจากเคร อข าย ภายนอกจะต องต ดต อ ISP หร อ เคร องท ใช งานต องต อผ าน Internet ได โดยเร มโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกต จากน นเล อกโปรแกรม Internet Explorer ท ปรากฏเป นร ป Icon บนหน าจอเคร องคอมพ วเตอร กรณ เคร องใดไม ม Icon ด งกล าวให เล อกไปท ป ม Start เล อกไปท Programs จากน นเล อกท Internet Explorer หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ให ผ ใช งานป อนช อ HomePage เพ อเข าส ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส URL: [กด Enter ] ระบบจะแสดงหน าจอหล ก ถามช อ และรห สผ านเพ อเข าส ระบบด งภาพ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 1

4 เร ยกโปรแกรมโดยผ านหน าเว บ กรณ ท เร ยกโปแกรมจากเคร อข ายภายนอก ระบบถ อเป นนอกระบบหมด โดยอาจเร ยกผ านหน าจอ Internet ของ สปท. ( เม อเล อกระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส จะปรากฏหน าจอส าหร บเข าส ระบบ โดยป อนช อและ รห สผ านเพ อเข า ระบบ ด งภาพ :- เข าส ระบบสารบรรณ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 2

5 ซ งในการป อนรห สผ าน ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป น เคร องหมาย ดอกจ นทร เพ อความปลอดภ ยในการใช งาน จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นเข าระบบ กรณ ท ผ ใช ป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน เช น ป อนช อผ ด ระบบแจ ง ช อของท านไม สามารถเข าระบบได ป อนรห สผ ด ระบบแจ ง ท านใส รห สผ ด ไม สามารถเข าระบบได จากน นตอบ OK ระบบจะกล บมาหน าจอเด ม เพ อให ผ ใช ป อนช อและ รห สผ านอ กคร ง เร มต นระบบงานสารบรรณ หล งจากป อนช อและรห สผ านถ กต อง ระบบจะตรวจสอบส ทธ การใช งาน (เช น ปกต อ านข อม ลอย างเด ยว) และระด บในการอ านเอกสาร รวมท งส ทธ ในการส บค นข อม ล เช น ด เอกสารระด บปกต,ล บ,ล บมาก ฯ จากน น ระบบจะ แสดงหน าหล กของระบบ ซ งประกอบด วยเมน งานต างๆ และ ช อ หน วยงานท ผ ใช ส งก ด ผ ใช สามารถตรวจสอบ ความถ กต องได จาก ส วนท 2 ด งปรากฏในหน าจอ ส วนท 1 เมน หล ก ส วนท 2 รายละเอ ยดผ ใช งาน ส วนท 3 เมน ส งการเอกสาร ส วนท 4 ต งค าการใช งาน ตรวจสอบช อและหน วยงานจากหน าหล ก Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 3

6 โปรแกรมเต อนเอกสารใหม ขณะเด ยวก นระบบจะเป ดโปรแกรมเต อนเอกสารใหม (Flow Alert) ซ งจะปรากฏอย ท ม มบนด านซ าย ของ จอภาพ ระบบจะแสดงจ านวนรายการ เอกสารใหม ท ย งไม ลงทะเบ ยนร บให ทราบ (ส งเกตแถบส ฟ า) ผ ใช สามารถ เล อกเวลาท ต องการให ระบบเต อนได การต งเวลาเต อน กรณ ม เอกสารใหม ส งมาท หน วยงาน ผ ใช เล อกเวลาในการเต อนได โดยกดล กศรช ลง และเล อกเวลาเต อนตามท ก าหนด เช น 1 นาท, 3 นาท, 5 นาท หร อ หย ด หากต องการป ดหน าจอการ เต อน แต ย งต องให โปรแกรมท างานตามท ต งเวลา ผ ใช สามารถป ดช วคราว โดยกดป ม (Minimize) หร อ กดป ม เพ อป ดโปรแกรม โดยการป ดจะ ไม ส งผลกระทบไดๆ ก บการท างานในระบบ หมายเหต ในกรณ ท ป ดโปรแกรมการเต อน ด วยการกดเคร องหมาย ผ ใช สามารถเร ยกโปรแกรม Flow Alert ได อ ก โดยกดป ม Refresh (F5) หร อกดเมน หล ก หน าหล ก อ กคร งหน ง ส วนประกอบของระบบงาน หน าหล ก เป นหน าจอแรก หล งจากเข าส ระบบงานสารบรรณ ซ งถ อเป นเมน หล ก ของระบบโดยม ส วนประกอบแบ ง ออกเป น 4 ส วน ด งน ส วนท 1. เมน หล ก ประกอบด วยเมน หล กท งหมดของระบบ ซ งจะแสดงอย ด านบน ในต าแหน งเด มของท กๆ หน าจอ ประกอบด วย :- หน าหล ก เล อกเม อต องการกล บมาหน าแรกหร อเมน หล กของระบบ (หน าแรก) ค นหา เล อกเพ อเข าส หน าจอ ค นหาเอกสารในสม ดงานของหน วยงาน พ มพ รายงาน เล อกเพ อการพ มพ รายงานร ปแบบต างๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ต องการออกจากระบบ โดยกล บมาหน าจอป อนช อและรห สผ านใหม หน าค นหา Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 4

7 พ มพ รายงาน ออกจากระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 5

8 ส วนท 2. รายละเอ ยดผ ใช งาน เช น แจ งช อผ ใช,หน วยงานท ส งก ด และช อองค กร หร อหน วยธ รก จ ส วนท 3. เมน ส งการเอกสาร แบ งเป น 7 เมน ค อ หน งส อรอด าเน นการ ประกอบด วยเมน ย อย เอกสารรอลงทะเบ ยน แสดงเร องซ งเป นรายการท ส งเข ามา ใหม หร อ เร องเด มส งกล บมา เอกสารรอด าเน นการ แสดงเร องท อย ระหว างด าเน นการ เอกสารส งค น/เร ยกค น แสดงเร องท ต องตรวจสอบ เน องจาก ม การต กล บค นมาจากผ ร บ ลงทะเบ ยนร บส ง ลงร บเอกสาร เข าส หน าจอส าหร บป อนเอกสารร บเข าจาก ภายนอก หน วยงานของผ ใช สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน ส าหร บป อนข อม ลของเร อง ท ต องการออกเลขท เอกสารในหน วยงาน ส าหร บเว ยนภายใน องค กร หร อ ต ดต อประสานงานในองค กร (ห วหน างาน ลงนาม) สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก ส าหร บป อนข อม ลเพ อออก เลขท ส งออกภายนอกองค กร (ผ บร หารลงนาม) ค าส งพ เศษ ค าส งพ เศษ ส าหร บการส งเอกสาร ป ดงาน เป นจ านวน มาก หร อพ มพ รายงานสถ ต ทะเบ ยนรวม เอกสารร บเข า ส าหร บแสดงรายการของเอกสารท เป นเร อง ร บเข าจากภายนอก หร อ ลงร บผ านระบบ (ร บเอกสารมาจาก หน วยงานอ น โดยร บต นฉบ บจากเมน เอกสารรอลงทะเบ ยน) เอกสารภายในหน วยงาน ส าหร บแสดงรายการของเร องท หน วยงานผ ใช ออกเลขท ส าหร บเว ยนภายใน หร อออกเอกสารใน นามหน วยงาน (ลงนามโดยห วหน าหน วยงาน) เอกสารออกภายนอก ส าหร บแสดงรายการของเร องท ออก เลขท ส งภายนอกท งหมด รายการส งเอกสาร งานส งถ ง ส าหร บตรวจงานท ส งไปหน วยงานอ นๆ หร อ ใช ด ง เร องท ส งไปหน วยงานอ น กล บมา เอกสารท ต องต ดตาม เอกสารท ต องต ดตาม รวบรวมเอกสารท กสถานะ (ระหว าง ด าเน นการ ส ง ป ด ตรวจสอบ)ท ก าหนดให เป นเอกสารต องต ดตาม ควบค มระบบ ผ ควบค มงาน เมน จ ดการเก ยวก บผ ใช, หน วยงาน หร อการ ต งค าระบบเบ องต น Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 6

9 ส วนท 4. การต งค าการใช งาน สามารถปร บแต งการใช งาน และม เคร องม อ และการสล บเปล ยนตะกร างานและฐานข อม ล เพ ออ านวยความสะดวกแก ผ ใช งานในล กษณะ Single Log in ปร บแต งการใช งาน การปร บแต งจ านวนเร องท ต องการให แสดงภายใน 1 หน ารายการเอกสาร โดยผ ใช เล อกจ านวนเร องท ต องการ จากน นเล อก หน าจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจ านวนรายการตามท เล อกไว เปล ยนรห สผ าน ส าหร บการเปล ยนรห สผ านของผ ใช รายละเอ ยดผ ใช งาน แสดงรายละเอ ยดช อ-สก ล หน วยงาน ส ทธ การใช งาน ช นความล บเอกสารท ได ร บส ทธ โดยแสดงท กตะกร างานท ผ ใช ม ส ทธ ช วยเหล อ แสดงค ม อการใช งานของระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 7

10 การต ดต งโปรแกรม ส าหร บดาวน โหลดโปรแกรมเสร ม เช น Web Report, WebScan, WebViewer เป นต น เปล ยนฐานข อม ล ส าหร บเปล ยนการใช งานป ฐานข อม ลสารบรรณ โดยไม ต องออกจากระบบก อน เปล ยนหน วยงาน ส าหร บเปล ยนตะกร าการท างานในฐานข อม ลเด ยวก น โดยไม ต องออกจากระบบ ระบบจะแสดงช อตะกร างานรองท ม ส ทธ สามารถ กดเล อก แล วกดตกลงเพ อเข าท างานตะกร าน นๆได เลย เข าส หน วยงานหล ก ส าหร บเปล ยนมาท างานตะกร าหล ก (หน วยงานแรก ท เข าส ระบบได ) หมายเหต เมน เปล ยนหน วยงาน และเข าส หน วยงานหล ก จะปรากฏเฉพาะช อผ ใช ท เข า ระบบมา และม ส ทธ เข าท างานได มากกว า 1 ตะกร างาน Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 8